Datenschutzerklärung Zuletzt aktualisiert: 3. Juni 2025

1. Einleitung Bei WinPhotonics legen wir größten Wert auf den Schutz Ihrer Privatsphäre und behandeln Ihre personenbezogenen Daten mit Transparenz und Sorgfalt. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website winphotonics.de und unseres Redmine-Portals unter tenders.winphotonics.de erfassen, verwenden und schützen.

2. Verantwortliche Stelle (Datenverantwortlicher) Die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne dieser Datenschutzerklärung ist:

WinPhotonics

Goethepark 9

10627 Berlin, Germany

E-Mail: info@winphotonics.com

3. Keine Verwendung von Tracking-Cookies, Analyse- oder Tracking-Software Wir möchten unseren Ansatz zum Schutz Ihrer Privatsphäre so klar wie möglich darlegen:

  • Wir verwenden keine Cookies zu Tracking- oder Analysezwecken. Das bedeutet, wir platzieren keine kleinen Datendateien auf Ihrem Gerät, um Ihr Surfverhalten zu überwachen, Ihre Präferenzen über die aktuelle Sitzung hinaus zu speichern oder Statistiken über Ihre Besuche zu sammeln.
  • Wir verwenden keine Analysesoftware (z. B. Google Analytics, Matomo) auf unserer Website oder unserem Redmine-Portal. Wir sammeln keine aggregierten Daten über die Besucherzahlen, Seitenaufrufe oder Nutzerpfade.
  • Wir setzen keine Tracking-Software oder Pixel von Drittanbietern ein. Wir gestatten es keinen externen Diensten, Ihre Interaktionen mit unserer Website zu Werbe- oder anderen Zwecken zu verfolgen.

Unser Ziel ist es, Ihnen eine einfache und auf den Schutz der Privatsphäre ausgerichtete Online-Erfahrung zu bieten.

4. Unsere sichere Verbindung zu WinPhotonics: Das Redmine-Portal Bei WinPhotonics ist es uns wichtig, Ihre Zusammenarbeit mit uns so reibungslos und sicher wie möglich zu gestalten. Aus diesem Grund freuen wir uns, Ihnen unser neues Redmine-Portal unter tenders.hanel-photonics.de vorzustellen, über das Sie den Status Ihrer Ausschreibungen einsehen und mit unserem Team kommunizieren können.

Uns ist bewusst, dass Ihnen Online-Sicherheit wichtig ist, und wir möchten Ihnen versichern, dass Ihre Daten und Mitteilungen auf diesem Portal gut geschützt sind.

Was wir für Ihre Sicherheit tun:

  • Dediziertes und sicheres Hosting: Ihre Ausschreibungsinformationen werden auf einem privaten, hochsicheren Server in der Google Cloud gehostet, der vollständig von unserer Hauptwebsite getrennt ist. Stellen Sie sich das wie einen dedizierten, verstärkten Tresor nur für Ihre Projektinteraktionen vor.
  • Verschlüsselte Kommunikation (HTTPS/SSL): Wenn Sie tenders.hanel-photonics.de besuchen, sehen Sie in der Adressleiste Ihres Browsers ein Schlosssymbol. Dies bedeutet, dass alle Informationen, die zwischen Ihrem Computer und unserem Portal ausgetauscht werden, verschlüsselt sind, wie eine Art Geheimcode. Ihre Nachrichten, Projektaktualisierungen und persönlichen Daten werden verschlüsselt und sind vor unbefugten Augen geschützt. Diese Verschlüsselung wird durch ein vertrauenswürdiges System namens Let’s Encrypt ermöglicht.
  • Immer aktuelle Sicherheit: Wir haben automatische Systeme eingerichtet, um sicherzustellen, dass unsere Sicherheitszertifikate stets aktuell sind und regelmäßig erneuert werden. So profitieren Sie durchgehend von den neuesten Sicherheitsvorkehrungen, ohne Unterbrechungen.

Wir setzen auf Transparenz und möchten eine sichere Umgebung für unsere wertvollen Kundenbeziehungen schaffen. Sie können sich vertrauensvoll verbinden, in dem Wissen, dass Ihre Ausschreibungsinformationen und Kommunikationen mit größter Sorgfalt und Sicherheit behandelt werden.

5. Erfasste Daten und Zweck der Verarbeitung Wenn Sie unser Redmine-Portal (tenders.hanel-photonics.de) nutzen, verarbeiten wir personenbezogene Daten, die Sie uns direkt zur Verfügung stellen, zum Zwecke der Verwaltung von Ausschreibungen und zur Erleichterung der Kommunikation.

Arten der von uns erfassten personenbezogenen Daten können sein:

  • Kontoinformationen: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Firmenname, Kontaktdaten, die bei der Benutzerregistrierung angegeben werden.
  • Ausschreibungsbezogene Daten: Informationen, die Sie im Zusammenhang mit Ausschreibungen übermitteln, einschließlich Projektbeschreibungen, Dokumenten, Fristen und der Kommunikation, die innerhalb des Ausschreibungsverwaltungssystems ausgetauscht wird.
  • Kommunikationsdaten: Nachrichten, Kommentare und Dateien, die Sie mit unserem Team über das Redmine-Portal austauschen.
  • Server-Protokolldaten (Log Data): Wie alle Webserver erfasst unser Server automatisch Standard-Protokolldaten wie Ihre IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, verweisende URLs, besuchte Seiten und das Datum/die Uhrzeit des Zugriffs. Diese Daten werden ausschließlich zur Gewährleistung der Sicherheit, Stabilität und Funktionalität des Redmine-Portals verwendet und nicht zum Zwecke der Verfolgung oder Identifizierung von Personen.

Zwecke der Verarbeitung: Wir verarbeiten Ihre Daten zu den folgenden Zwecken:

  • Zur Bereitstellung und Verwaltung Ihres Zugangs zum Redmine-Portal: Dies umfasst die Benutzerauthentifizierung und die Pflege Ihres Benutzerkontos.
  • Zur Erleichterung der Ausschreibungsverwaltung: Bearbeitung von Ausschreibungsunterlagen, Verfolgung des Fortschritts und Verwaltung der zugehörigen Dokumentation.
  • Zur Ermöglichung der Kommunikation: Erlaubt Ihnen die Kommunikation mit Mitarbeitern von WinPhotonics bezüglich Ihrer Ausschreibungen und Projekte.
  • Zur Gewährleistung der Sicherheit und Stabilität unserer Dienste: Überwachung der Server-Protokolle, um Sicherheitsvorfälle und technische Probleme zu erkennen und zu verhindern.

6. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung (DSGVO Artikel 6) Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten basiert auf den folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei Sie sind (z. B. Verwaltung Ihrer Ausschreibung, Erleichterung der Kommunikation in Bezug auf ein Projekt), oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin erforderlich.
  • Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich, wie z. B. die Gewährleistung der Sicherheit, Funktionalität und des ordnungsgemäßen Betriebs unseres Redmine-Portals, sofern Ihre Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen.

7. Datenempfänger und Übermittlungen Ihre personenbezogenen Daten werden in erster Linie von Mitarbeitern von WinPhotonics verarbeitet, die direkt in die Ausschreibungsverwaltung und Kommunikation involviert sind.

  • Dienstleister: Wir nutzen die Google Cloud Platform als unseren Hosting-Anbieter. Google Cloud agiert als Auftragsverarbeiter für uns und stellt die notwendige Infrastruktur für das Redmine-Portal bereit. Wir haben entsprechende Datenverarbeitungsvereinbarungen mit Google abgeschlossen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten in Übereinstimmung mit der DSGVO verarbeitet werden.
  • Keine Weitergabe an Dritte zu Marketing-/Trackingzwecken: Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht zu Marketing-, Werbe- oder Trackingzwecken an Dritte weiter.

8. Datenspeicherung Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der Zwecke, für die sie erfasst wurden, erforderlich ist, einschließlich der Erfüllung rechtlicher, buchhalterischer oder Berichtspflichten.

Typischerweise werden Daten, die Ihr Redmine-Konto und Ihre Ausschreibungen betreffen, für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung und für eine angemessene Zeit danach aufbewahrt, um gesetzliche Verpflichtungen (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen) zu erfüllen oder Streitigkeiten beizulegen. Server-Protokolle werden in der Regel für einen kurzen Zeitraum zu Sicherheits- und Betriebszwecken aufbewahrt.

9. Ihre Datenschutzrechte (DSGVO Artikel 15-22) Nach der DSGVO haben Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten folgende Rechte:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, die Berichtigung unzutreffender oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen („Recht auf Vergessenwerden“).
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben unter bestimmten Umständen das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.
  • Recht auf Beschwerde (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die zuständige Aufsichtsbehörde für WinPhotonics in Deutschland ist in der Regel die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte über die in Abschnitt 2 angegebenen Kontaktdaten.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen unserer Praktiken oder aus anderen betrieblichen, rechtlichen oder regulatorischen Gründen Rechnung zu tragen. Wir werden neue Versionen dieser Datenschutzerklärung auf dieser Seite veröffentlichen, und das „Zuletzt aktualisiert“-Datum wird anzeigen, wann die letzten Änderungen vorgenommen wurden. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu überprüfen.